Klauzula informacyjna

Niniejsza klauzula opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Merida Sp. z o.o. Sekcje 1 do 11 dotyczą klientów oraz użytkowników serwisu i sklepu internetowego www.merida.com.pl. Sekcja 12 dotyczy kontrahentów, osób wskazanych przez nich do kontaktu oraz osób prowadzących z nami korespondencję.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Użytkowników serwisu i sklepu internetowego www.merida.com.pl jest Merida Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Karkonoska 59, 53-015 Wrocław, (dalej: "Administrator").

Adres e-mail: sklep@merida.com.pl

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z IOD:

• e-mail: iodo@merida.com.pl

• adres korespondencyjny: Merida Sp. z o.o., ul. Karkonoska 59, 53-015 Wrocław, z dopiskiem "Inspektor Ochrony Danych"

Kontakt z IOD jest możliwy w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych przez Administratora.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

a) Realizacja zamówień i wykonanie umowy sprzedaży

Dane przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy sprzedaży produktów oferowanych przez Administratora, w tym prawidłowego przeprowadzenia transakcji, obsługi płatności, dostawy zamówień. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy.

b) Prowadzenie konta użytkownika w Serwisie

Dane przetwarzane są w celu świadczenia usługi prowadzenia konta użytkownika w serwisie sklep.merida.com.pl. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.

c) Rozpatrzenie reklamacji i dochodzenie roszczeń

Dane przetwarzane są w celu rozpatrzenia reklamacji oraz dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie przed roszczeniami i dochodzeniu należnych mu praw.

d) Obowiązki podatkowe i rachunkowe

Dane przetwarzane są w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

e) Marketing bezpośredni (za zgodą)

W przypadku wyrażenia odrębnej, dobrowolnej zgody, dane mogą być przetwarzane w celach marketingowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą. Zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

f) Badanie satysfakcji klienta i poprawa jakości usług

Dane przetwarzane są w celu uzyskania opinii Użytkownika o zakupionych produktach lub świadczonych usługach, badania satysfakcji klienta oraz doskonalenia oferty Administratora. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na poprawie jakości oferowanych produktów i usług oraz utrzymaniu wysokiego standardu obsługi. Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu.

 

4. Zakres przetwarzanych danych

Rejestracja w Serwisie wymaga podania następujących danych osobowych:

• adres e-mail,

• imię i nazwisko – w przypadku osób fizycznych; nazwa firmy, numer NIP oraz imię i nazwisko osoby kontaktowej – w przypadku podmiotów gospodarczych,

• adres dostawy (miejscowość, kod pocztowy, ulica i numer budynku),

• numer telefonu kontaktowego.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne w celu zawarcia i wykonania umowy. Brak podania danych uniemożliwia skorzystanie z usług Sklepu.

5. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

• dostawcy systemów teleinformatycznych obsługujących Serwis,

• podmioty badające opinie o Sklepie oraz usługach lub produktach Administratora, prowadzące statystykę aktywności w Serwisie,

• podmioty świadczące usługi dostawy (kurierzy, operatorzy logistyczni),

• podmioty obsługujące płatności online,

• inne podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora w związku z bieżącą działalnością Serwisu.

Przekazanie danych wymienionym podmiotom odbywa się na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 28 RODO, zapewniających odpowiedni poziom ochrony.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

Administrator informuje, że część dostawców narzędzi i usług (w tym narzędzi analitycznych i marketingowych) może przetwarzać dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W takich przypadkach Administrator zapewnia, że przekazanie odbywa się w oparciu o odpowiednie mechanizmy ochrony, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Szczegółowe informacje na temat stosowanych mechanizmów ochrony można uzyskać kontaktując się z IOD lub Administratorem.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres:

• realizacji umowy – przez czas niezbędny do wykonania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wynikający z przepisów prawa (m.in. przepisy podatkowe, rachunkowe – co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).

• prowadzenia konta użytkownika – do czasu usunięcia konta lub rozwiązania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.

• dochodzenia roszczeń – do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy (co do zasady 3 lub 6 lat od dnia wymagalności roszczenia).

• celów marketingowych (na podstawie zgody) – do czasu cofnięcia zgody.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każdej osobie, w zakresie wynikającym z przepisów prawa, przysługuje:

• prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – uzyskanie informacji o tym, jakie dane Administrator przetwarza i na jakiej podstawie,

• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – żądanie poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych,

• prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – żądanie usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez RODO ("prawo do bycia zapomnianym"),

• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – żądanie wstrzymania przetwarzania danych w określonych przypadkach,

• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – uzyskanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie lub przekazanie ich innemu administratorowi,

• prawo wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora,

• prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (dotyczy przetwarzania opartego na zgodzie, art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Wszelkie żądania dotyczące realizacji powyższych praw należy kierować do Administratora lub IOD (dane kontaktowe w punktach 1 i 2 powyżej).

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub krajowe przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator może dokonywać profilowania Użytkowników w celach marketingowych, polegającego w szczególności na dopasowywaniu prezentowanych treści i komunikatów reklamowych do zainteresowań Użytkownika, z wykorzystaniem narzędzi analitycznych i marketingowych (m.in. Google Analytics, Google Ads). Profilowanie to nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji, nie wywołuje wobec Użytkownika skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie nie wpływa na jego prawa lub wolności.

Podstawą prawną profilowania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu marketingu własnych produktów i usług, oraz zgoda Użytkownika na wykorzystanie plików cookies marketingowych i analitycznych, wyrażana przy pierwszej wizycie na stronie Serwisu.

Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych w celach marketingowych, w tym profilowania. Wniesienie sprzeciwu skutkuje zaprzestaniem przetwarzania danych w tym celu.

 

11. Pliki cookies i narzędzia analityczne

Szczegółowe informacje na temat plików cookies stosowanych w Serwisie, ich kategorii, okresów przechowywania oraz wykorzystywanych narzędzi analitycznych i marketingowych znajdują się w Polityce Prywatności i Cookies dostępnej pod adresem: https://merida.com.pl/strona/polityka-prywatnosci.

 

12. Kontrahenci, osoby kontaktowe i korespondencja

Niniejsza sekcja dotyczy osób, które kontaktują się z Meridą, oraz osób, których dane otrzymaliśmy w związku ze współpracą handlową, w szczególności pracowników i współpracowników naszych kontrahentów, osób wskazanych do kontaktu w umowach i zamówieniach, a także osób prowadzących z nami korespondencję elektroniczną lub tradycyjną.

a) Cele i podstawy prawne przetwarzania

• prowadzenie bieżącej korespondencji, udzielanie odpowiedzi na zapytania i utrzymywanie kontaktu handlowego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, to jest prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na komunikacji z kontrahentami i osobami zainteresowanymi ofertą,
• zawarcie i wykonanie umowy, w tym obsługa zamówień, dostaw, serwisu i rozliczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli stroną umowy jest osoba, której dane dotyczą, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli osoba została wskazana do kontaktu przez podmiot będący stroną umowy, przy czym uzasadnionym interesem jest wykonanie zawartej umowy,
• wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Marketing bezpośredni prowadzimy wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

b) Źródło pochodzenia danych

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, albo od podmiotu, który osoba ta reprezentuje lub na rzecz którego działa, w szczególności od pracodawcy lub zleceniodawcy. Dane mogą pochodzić także ze źródeł powszechnie dostępnych, w tym z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z Krajowego Rejestru Sądowego oraz ze stron internetowych kontrahentów, a także z wizytówek i informacji przekazanych podczas spotkań handlowych, targów i szkoleń.

c) Kategorie przetwarzanych danych

Imię i nazwisko, stanowisko lub dział, służbowy adres poczty elektronicznej, służbowy numer telefonu, dane identyfikujące pracodawcę lub zleceniodawcę, treść korespondencji oraz dane zawarte w dokumentach handlowych, w tym w zapytaniach ofertowych, zamówieniach, umowach, protokołach i dokumentach rozliczeniowych.

d) Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być dostawcy poczty elektronicznej, hostingu i systemów informatycznych, podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i audytowe, operatorzy pocztowi i firmy kurierskie, banki oraz operatorzy płatności, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności. Dane udostępniamy również organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa. Powierzenie przetwarzania odbywa się na podstawie umów.

e) Okres przechowywania danych

Dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy przechowujemy przez okres współpracy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Korespondencję, która nie prowadzi do zawarcia umowy, przechowujemy przez okres niezbędny do zakończenia sprawy, której dotyczy. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania.

f) Prawa osób, sprzeciw i pozostałe informacje

Przysługują Państwu prawa wskazane w sekcji 8, w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na zasadach opisanych w sekcji 9. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora, przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu. Zasady przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy opisuje sekcja 6. Danych, o których mowa w niniejszej sekcji, nie wykorzystujemy do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania.